Lizenzmanagement im Fokus: So zahlen Unternehmen nur, was sie tatsächlich nutzen

„Lieber zu viele als zu wenige Lizenzen“ – nach diesem Prinzip handeln IT-Abteilungen oft, um Strafzahlungen zu vermeiden. Doch eine Überlizenzierung kann für ein Unternehmen ebenso kostspielig sein. Hier kommt Lizenzmanagement-Software ins Spiel, die idealerweise in eine Unified-Endpoint-Management-Lösung integriert ist. Sie sorgt dafür, dass ein Unternehmen genau die Softwarelizenzen bezahlt, die es tatsächlich benötigt – nicht mehr und nicht weniger. Wichtige Informationen zu diesem unternehmenskritischen Thema bietet das Lizenzmanagement-Whitepaper von Aagon.

Lizenzmanagement trägt zwar nicht direkt zur Produktion oder Umsatzsteigerung bei, und es verursacht Kosten und Aufwand. Es betrifft etliche Abteilungen wie IT, Controlling, Compliance, Risk-Management und Datenschutz. Dennoch senkt es langfristig die Kosten, reduziert Risiken und steigert den Unternehmenswert.

Ein Anruf von Softwareherstellern wie Microsoft oder IBM wird oft genauso gefürchtet wie eine Steuerprüfung. Diese Anbieter führen regelmäßig Audits durch, um zu überprüfen, wie viele Lizenzen ihrer Software tatsächlich genutzt werden. Solche Audits sind nicht ungewöhnlich, sondern gehören zur Routine und werden im Vorfeld angekündigt. Die Hersteller erzielen dadurch bis zu 30 Prozent ihrer Gewinne. Dabei wird die tatsächliche Softwarenutzung mit den vorhandenen Lizenzen abgeglichen, was häufig zu Nachzahlungen und Strafgebühren führt.

Sobald ein Audit angekündigt wird, schrillen die Alarmglocken: Liegt eine Unterlizenzierung vor? Das bedeutet, dass die Software an mehr Arbeitsplätzen genutzt wird, als Lizenzen vorhanden sind. Gerade in großen Unternehmen mit vielen Abteilungen kommt dies häufig unabsichtlich vor, da der Überblick fehlt. Die Standardverträge der Softwareanbieter sind oft schwer auf den eigenen Betrieb anzuwenden, und man muss die eigene Software, die Vertragsbedingungen und Lizenzmetriken genau kennen.

Auch eine Überlizenzierung kann ärgerlich sein, denn das Unternehmen zahlt in diesem Fall für Software, die nicht benötigt wird. Dies führt zu einer Verschwendung von IT-Budget, das effizienter eingesetzt werden könnte. Während bei einer Unterlizenzierung Strafzahlungen drohen, bleiben bei einer Überlizenzierung wertvolle Einsparpotenziale ungenutzt.

Hier gibt’s Hilfe: Rechtsleitfaden zum Lizenzmanagement

Gemeinsam mit dem auf IT-Recht spezialisierten Fachanwalt Kjell Vogelsang hat das Aagon-Team einen Rechtsleitfaden erstellt, der alle wichtigen Aspekte des Lizenzmanagements behandelt. Der umfassende Ratgeber informiert nicht nur über die rechtlichen Rahmenbedingungen des Lizenzmanagements, sondern liefert bei Bedarf auch schnell und übersichtlich die wichtigsten Informationen zu spezielleren Teilbereichen sowie beispielhafte Gerichtsurteile samt Strafbeschlüssen.

Auf knapp 40 Seiten gibt der Ratgeber Auskunft zu folgenden Themen wie:

·         Überlizenzierung

·         Unterlizenzierung

·         Bilanzierung / Asset-Management

·         Die Lizenz in der rechtlichen Einordnung

·         Handel von Software – Erwerb und Verkauf

·         Product-Key versus Lizenz

·         Lizenzmanagement als Datenschutzproblem

·         Lizenzmanagement von Open Source Software

Der letzte Teil des Leitfadens widmet sich dem Thema „Lizenzmanagement in der Praxis: Was tun, wenn ein Software-Audit bevorsteht?“ Kjell Vogelsang rät: In der Praxis ist eine zuverlässige Lösung für Lizenzmanagement die beste Variante, um einem bevorstehenden Lizenz-Audit mit gutem Gewissen zu begegnen.

Der Aufforderung zur Auditierung sollte auf jeden Fall nachgekommen werden, da dies sonst auch rechtliche Konsequenzen haben wird. Grundsätzlich sind Kunden gut beraten, wenn sie einen zertifizierten Partner mit ins Boot holen, der mit ihnen zusammen die Auditierung durchführen kann. Der Softwarehersteller signalisiert in diesem Fall immer ein gewisses Entgegenkommen, da er sicher sein kann, dass der Prozess zur Erhebung der Lizenzen und deren Nutzung korrekt dargestellt werden kann. Der Partner sollte in der Regel die Daten aufbereiten und konsolidiert dem Hersteller zur Verfügung stellen.

Um dem ganzen Prozess zuvorzukommen, sollten sich Unternehmen schon im Vorfeld mit dem Thema Lizenzen und deren Nutzung befassen. Eine Software wie ACMP, die diesen Prozess hochautomatisiert unterstützt, bietet deutliche Vorteile. Das Hinzuziehen eines Lizenzberaters bzw. die Ausbildung eines (im idealen Fall sogar zwei) Mitarbeiters zum Thema Lizenzmanagement hat weiterhin den Vorteil, dass alle zum Audit benötigten Daten stets aktuell zur Verfügung stehen und diese nur noch übermittelt werden müssen. Dies signalisiert dem Softwarehersteller, dass das Thema Lizenzmanagement im Fokus steht – was immer vorteilhaft bewertet wird.

Es gibt also gute Gründe genug, sich intensiv(er) mit dem Thema Lizenzmanagement zu beschäftigen. Mehr Informationen gibt es hier.